Auszug aus dem Leitfaden:

Wie führe ich Mitarbeitergespräche erfolgreich?

In Ihrem Arbeitsalltag als Führungskraft kommt es auf eine reibungslose Zusammenarbeit an. Mitarbeitergespräche sind für Sie dabei eine wertvolle Möglichkeit, Ihr Verhältnis zu Ihren Mitarbeitern erfolgreich zu gestalten. Im vorliegenden Praxis-Leitfaden finden Sie konkrete Anregungen für Ihre Mitarbeitergespräche sowie praxiserprobte Tipps.

Selbst wenn der Anlass vermeintlich negativ ist, kann sich die Auseinandersetzung miteinander nachhaltig positiv auswirken. Entgegen der These, dass Gespräche sich schon „irgendwie“ spontan entwickeln, zeigt die Praxis, dass die Berücksichtigung einiger – oft banaler – Aspekte einen großen Unterschied auf den Verlauf und die Wirkung eines Gesprächs machen kann.

Nachstehender Leitfaden umfasst folgende Fragen:

• Welche Faktoren können den Erfolg Ihrer Mitarbeitergespräche begünstigen?
• Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Anliegen und Ziele klar verstanden werden und sich gewünschte Verhaltensänderungen einstellen?
• Wie können Sie gleichzeitig Ihrem Mitarbeiter Wertschätzung entgegen bringen, so dass er motiviert aus dem Termin geht?

Viel Erfolg bei Ihrem Mitarbeitergespräch wünschen Anne Seidel (Text) und Thea Rudkowski (Illustration)

Inhalt

1. Ein günstiges Zeitfenster wählen.
2. Günstige Rahmenbedingungen schaffen.
3. Das Gespräch gut vorbereiten.
4. Den Gesprächsverlauf gestalten.
4.1 Die Eröffnung
4.2 Die Einleitung
4.3 Interaktion
4.4 Ziele erarbeiten
4.5 Ergebnis sichern
4.6 Bedanken
5. Bedingungen für eine erfolgreiche Umsetzung schaffen.

1. Wählen Sie ein günstiges Zeitfenster

Die Grundvoraussetzung ist, dass Sie sich entscheiden, ein Mitarbeitergespräch zu führen. In der Regel gibt es zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern immer wieder Interaktionen im Arbeitsalltag. Manche Themen regeln sich jedoch nicht zwischendurch und schon gar nicht von allein. Leider wird die zeitnahe Klärung wichtiger Themen selbst von langjährigen Führungskräften allzu gern vermieden. Wenn Vorfälle oder Verhaltensweisen beginnen Ihre Arbeitsbeziehung, Ihre Arbeitsweise oder gar Ergebnisse negativ zu beeinflussen, ist es höchste Zeit, die Ursache dafür zu klären. Je früher Sie sich dazu entscheiden, desto vorbehaltloser werden Sie Ihrem Mitarbeiter begegnen können und desto eher wird er in der Lage sein, sein Verhalten zu ändern. Lassen Sie nicht erst weiteren Schaden entstehen oder gar Sanktionen walten, ohne dass ihr Mitarbeiter eine Chance durch offene Rückmeldung hatte.

Sie wählen ein günstiges Zeitfenster für ein Mitarbeitergespräch, wenn Sie Folgendes beherzigen:

• Laden Sie Ihren Mitarbeiter rechtzeitig zum Gespräch ein.
• Sie beide sollten ohne Zeitdruck miteinander sprechen können: Planen Sie mit einem realistischen Zeitfenster.
• Sorgen Sie dafür, dass Sie pünktlich beginnen und nicht überziehen.
• Vermeiden Sie das Abschweifen zu anderen Themen und vertragen Sie ggf. bestimmte Aspekte oder Entscheidungen.
• Falls Sie merken, dass das Gespräch länger dauert als erwartet, klären Sie die weitere Verfügbarkeit Ihres Gesprächspartners.
• Planen Sie für sich selbst Zeit für die Nachbereitung des Termins ein und ggf. einen Zeitpuffer vor Anschlussterminen, damit Sie das Gespräch innerlich abschließen können, bevor nächste Anforderungen an Sie gestellt werden.

(…)

4.3 Achten Sie im Gespräch auf Interaktion.

Sorgen Sie bei der Auseinandersetzung mit Ihrem Thema im weiteren Verlauf des Gesprächs darauf, das eine Interaktion stattfindet und kein Monolog. Bringen Sie Ihren Mitarbeiter dazu, sich einzubringen und mit Ihnen eine Lösung zu erarbeiten. Verstehen Sie die Sicht Ihres Mitarbeiters, erarbeiten Sie das weitere Vorgehen, Maßnahmen und Ziele gemeinsam. An dieser Stelle können Sie Gesprächstechniken bewusst einsetzen, die Ihr Gegenüber einbinden:

• Aktives Zuhören: Sie signalisieren Ihrem Gesprächspartner mit Worten oder Mimik und Gestik, dass Sie ihm aufmerksam folgen. Oder Spiegeln: Sie geben insbesondere den emotionalen Inhalt von Äußerungen in Ihren eigenen Worten wieder, ohne dabei zu bewerten.
• Stellen Sie offene Fragen und rechnen Sie mit guten Antworten und damit Neues zu erfahren.
• Formulieren Sie konstruktive Fragen – in die Zukunft gerichtet und lösungsorientiert im Gegensatz zu vergangenheitsorientiert und problemorientiert.
• Bleiben Sie präsent und halten Sie Augenkontakt.
• Lassen Sie Ihren Mitarbeiter ausreden und halten Sie Pausen aus.
• Geben Sie Ihrem Mitarbeiter Zeit, Lösungen (mit) zu entwickeln. Hier kann es hilfreich sein, sich Ideen oder Fragen vorerst zu notieren anstatt sie direkt auszusprechen.